仙台は桜も咲いて、仕事場の裏手にある榴ヶ岡公園ではお花見真っ盛りです。
我が家の今年の花見は、経営診断でお世話になったところに向かいます（＾＾）
今日は、本年１０月１日より配布、来年１月１日より運用がスタートする、
『マイナンバー制度』を、現場視点で勉強してみました。
地方の中小企業さんのお役にたてるんじゃないかな・・・という思いと、
今のところ仕事も少ないので、忙しい皆様の代わりに勉強しておこうと思いました（＾＾；）
最初、私勝手に、
「個人事業主は関係ないんじゃないの・・・？」
なんて思っていました・・・ところが大間違い（＾＾；）
現場で「実際に何をしなければいけないの？」という視点でまとめてみました。
（記事及び画像 出所 内閣官房 マイナンバー社会保障・税番号制度 http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/ 2015.4.6時点 ）
◆マイナンバー制度って？
国民一人一人（個人番号）と、法人一社一社（法人番号）に固有の番号がつけられます。
◆なんで？
行政手続きの簡素化、重複業務の整理、不正受給の防止 などのため。
◆いつから？
①番号の配布・・・１０月１日から順次（個人も、法人も）
②マイナンバーを実際に使った申請書の届出・・・来年１月１日、一部は再来年
※特に急がなければならないのは・・・
(a)短期アルバイトを年末から年始にかけて雇う予定の企業
(b)セミナー等の講師を１月１日以降に呼ぶ予定のある企業
※次いで急がなければならないのは・・・
(c)３月に退職者がいる企業
(d)４月に新規採用を予定している企業
※突発的に忙しくなるかもしれないのが・・・
(e)中途退職者が来年１月１日以降出た場合
◆対象になる会社は？
ほぼ全事業者です。
冒頭に書いた通り、
「個人事業主で、給与支払等事業所でなければ関係ないんじゃないの？」と思ってましたが、
フリーランスの人で「支払調書」を受ける側の人も、マイナンバーを使用するので対象になります。
◆何さつかうの？
各種申告書、支払調書、支払報告書、申請書、届出書・・・
税金関係のもの、社会保障関係のもの、行政関係のもの・・・ほとんどの書類に使います。
◆今の時点で何すればいいの？
①マイナンバー制度について、会社・担当者・従業員への周知・教育
特に若年アルバイトによくある、源泉徴収票のこういったやりとり。
担当 「なんか、こういう紙切れこなかったが？」
アルバイト 「どっかさやったっけなー」
では済まされません・・・。
②規約作成の準備
マイナンバーが入った情報のことを「特定個人情報」といいまして、
その「特定個人情報」を使うための基本方針を準備します。
この項目は義務付けはないですが・・・後々決めると大変なので前もって準備しましょう。
特定個人情報の保護に関する基本理念（明確に）
法令順守
安全管理
問い合わせ
苦情相談 に関する方針
③取扱い規定の準備
マニュアル、事務フローなど「どうやって使うのか」の明示・徹底。
従業員が容易に参照できるようにする必要があります。
②運用のための準備
組織面では・・・「誰が（担当者）？」「どこで？」「どのように？」
物理面では・・・情報漏えいを防ぐための方法。個室？間仕切り？鍵付きロッカーに保管？③情報システムのカスタマイズ
給与計算等に使用する従業員データベース等、
新規に作ってもよいですし、既存のものを対応できる形にしましょう。
また、保全のために「ウィルス対策ソフト」を最新の状態に保つこと。
特に・・・
WindowsXPをまだ使っていて、ウィルス対策ソフトのサポート対象外となっている場合。
のちのち大事になってからでは遅いです。
マイナンバー使用に該当するOSだけでも最新にしましょう。
（できれば全部サポート対象のものにしてほしいですが・・・）
④これをいつやるか？
担当者を決めて、スケジュール化しましょう。
ここから先は、現場で実際に起こりうる対応を、今日思いついた範囲で書いていきます、
◆現場でのケース
＜ケース１＞ 年末調整の「連記式名簿」「配偶者特別控除申告」など
①番号が本人のものであるかの確認が必要です。
雇用中の人に関しては本人確認書類は省略できますが、
今年度の場合、「通知カード」が本人のものであるかを、
「情報漏えいが起きないセッティングで」、担当者が行う必要があります。
事務所に封筒を用意して各自記入・・・ではNGとなります。罰則あり。
②国民年金の第３号被保険者の届出・・・「代理権」の確認が必要になります。
扶養家族のマイナンバー及び本人確認が必要となりますので、
扶養している方は申請が「代理人」扱いになります。
→特定個人情報提供の「代理権」の確認が必要です。
＜ケース２＞ パート・アルバイト採用について
①マイナンバーを取得する際、
「情報漏えいが起きないセッティングで」、担当者が行う必要があります。
②「今後、このマイナンバーを何に使うのか？」を明示する必要があります。
＜ケース３＞ 社会保障関係の書類への対応について
現在、法定調書に関する書式改訂イメージは国税庁HPで公表しております。
また、所得税申告書に関しては、平成２７年１２月公表予定です。
社会保障関係の書類に関する書式改訂イメージは・・・最新情報では未定です。
ということは・・・手を付けられるところから着々と進めないと、後々大変な目に・・・。
現在、法定調書に関する書式改訂イメージは国税庁HPで公表しております。
また、所得税申告書に関しては、平成２７年１２月公表予定です。
社会保障関係の書類に関する書式改訂イメージは・・・最新情報では未定です。
ということは・・・手を付けられるところから着々と進めないと、後々大変な目に・・・。
＜ケース４＞ 実際の規則作成・契約書作成について
ひな形を作っていらっしゃる弁護士さんもいらっしゃるようです。
今後も、現場視点で＜想定ケース＞が出てきたらブログにて書いてみようと思います。
いかがでしたか？実際に事務処理をする側に立っていろいろ書いてみました。
思い当るフシがある企業の皆様・・・着々と進めましょう！
もう少し煮詰めたらセミナーのご案内等できると思います。
専門家ではないですが、だからこそ「現場でわかりやすい」を第一にお伝えする予定ですので、
興味のある方いらっしゃいましたら、是非お声がけ下さい！
長文お付き合い頂きありがとうございました！
里舘でした。
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