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マイナンバー制度について 現場視点で勉強してみました

こんばんは!里舘です。

仙台は桜も咲いて、仕事場の裏手にある榴ヶ岡公園ではお花見真っ盛りです。
我が家の今年の花見は、経営診断でお世話になったところに向かいます(^^)

今日は、本年10月1日より配布、来年1月1日より運用がスタートする、
『マイナンバー制度』を、現場視点で勉強してみました。



地方の中小企業さんのお役にたてるんじゃないかな・・・という思いと、
今のところ仕事も少ないので、忙しい皆様の代わりに勉強しておこうと思いました(^^;)

最初、私勝手に、
「個人事業主は関係ないんじゃないの・・・?」
なんて思っていました・・・ところが大間違い(^^;)

現場で「実際に何をしなければいけないの?」という視点でまとめてみました。

(記事及び画像 出所 内閣官房 マイナンバー社会保障・税番号制度 http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/ 2015.4.6時点 )

◆マイナンバー制度って?

国民一人一人(個人番号)と、法人一社一社(法人番号)に固有の番号がつけられます。

◆なんで?

行政手続きの簡素化、重複業務の整理、不正受給の防止 などのため。

◆いつから?

①番号の配布・・・10月1日から順次(個人も、法人も)

②マイナンバーを実際に使った申請書の届出・・・来年1月1日、一部は再来年

 ※特に急がなければならないのは・・・

   (a)短期アルバイトを年末から年始にかけて雇う予定の企業
   (b)セミナー等の講師を1月1日以降に呼ぶ予定のある企業

 ※次いで急がなければならないのは・・・

   (c)3月に退職者がいる企業
   (d)4月に新規採用を予定している企業

 ※突発的に忙しくなるかもしれないのが・・・

   (e)中途退職者が来年1月1日以降出た場合


◆対象になる会社は?

ほぼ全事業者です。
冒頭に書いた通り、
「個人事業主で、給与支払等事業所でなければ関係ないんじゃないの?」と思ってましたが、
フリーランスの人で「支払調書」を受ける側の人も、マイナンバーを使用するので対象になります。

◆何さつかうの?

各種申告書、支払調書、支払報告書、申請書、届出書・・・
税金関係のもの、社会保障関係のもの、行政関係のもの・・・ほとんどの書類に使います。

◆今の時点で何すればいいの?

①マイナンバー制度について、会社・担当者・従業員への周知・教育
 特に若年アルバイトによくある、源泉徴収票のこういったやりとり。

担当    「なんか、こういう紙切れこなかったが?」
アルバイト 「どっかさやったっけなー」

では済まされません・・・。

②規約作成の準備
 マイナンバーが入った情報のことを「特定個人情報」といいまして、
 その「特定個人情報」を使うための基本方針を準備します
 この項目は義務付けはないですが・・・後々決めると大変なので前もって準備しましょう。

 特定個人情報の保護に関する基本理念(明確に)
 法令順守
 安全管理
 問い合わせ
 苦情相談 に関する方針

③取扱い規定の準備
 マニュアル、事務フローなど「どうやって使うのか」の明示・徹底。
 従業員が容易に参照できるようにする必要があります。

②運用のための準備
 組織面では・・・「誰が(担当者)?」「どこで?」「どのように?」
物理面では・・・情報漏えいを防ぐための方法。個室?間仕切り?鍵付きロッカーに保管?

③情報システムのカスタマイズ
 給与計算等に使用する従業員データベース等、
 新規に作ってもよいですし、既存のものを対応できる形にしましょう。
 また、保全のために「ウィルス対策ソフト」を最新の状態に保つこと。
 特に・・・
 WindowsXPをまだ使っていて、ウィルス対策ソフトのサポート対象外となっている場合。
 のちのち大事になってからでは遅いです。
 マイナンバー使用に該当するOSだけでも最新にしましょう。
 (できれば全部サポート対象のものにしてほしいですが・・・)

④これをいつやるか?
 担当者を決めて、スケジュール化しましょう。
 
ここから先は、現場で実際に起こりうる対応を、今日思いついた範囲で書いていきます、


◆現場でのケース

<ケース1> 年末調整の「連記式名簿」「配偶者特別控除申告」など

①番号が本人のものであるかの確認が必要です。 

雇用中の人に関しては本人確認書類は省略できますが、
今年度の場合、「通知カード」が本人のものであるかを、
「情報漏えいが起きないセッティングで」、担当者が行う必要があります。

事務所に封筒を用意して各自記入・・・ではNGとなります。罰則あり。


②国民年金の第3号被保険者の届出・・・「代理権」の確認が必要になります。

扶養家族のマイナンバー及び本人確認が必要となりますので、
扶養している方は申請が「代理人」扱いになります。
→特定個人情報提供の「代理権」の確認が必要です。


<ケース2> パート・アルバイト採用について

①マイナンバーを取得する際、
 「情報漏えいが起きないセッティングで」、担当者が行う必要があります。

「今後、このマイナンバーを何に使うのか?」を明示する必要があります。


<ケース3> 社会保障関係の書類への対応について

現在、法定調書に関する書式改訂イメージは国税庁HPで公表しております。
また、所得税申告書に関しては、平成27年12月公表予定です。

社会保障関係の書類に関する書式改訂イメージは・・・最新情報では未定です。

ということは・・・手を付けられるところから着々と進めないと、後々大変な目に・・・。


<ケース4> 実際の規則作成・契約書作成について

ひな形を作っていらっしゃる弁護士さんもいらっしゃるようです。


今後も、現場視点で<想定ケース>が出てきたらブログにて書いてみようと思います。


いかがでしたか?実際に事務処理をする側に立っていろいろ書いてみました。

思い当るフシがある企業の皆様・・・着々と進めましょう!

もう少し煮詰めたらセミナーのご案内等できると思います。

専門家ではないですが、だからこそ「現場でわかりやすい」を第一にお伝えする予定ですので、

興味のある方いらっしゃいましたら、是非お声がけ下さい!


長文お付き合い頂きありがとうございました!

里舘でした。

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